Grundsätzlich gilt unsere allgemeine Datenschutzerklärung unter https://www.zbmed.de/datenschutzerklaerung. Nachfolgend gelten für diese Webseite folgende Besonderheiten:
Kontaktformular und E-Mail-Kontakt / NFDI4Health-Helpdesk-System
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Unsere Website enthält ein Kontaktformular, über das Sie mit uns in Verbindung treten können. Wenn Sie sich entscheiden, uns über die Formulare zu kontaktieren, werden die von Ihnen angegebenen Daten an uns übermittelt und in einem ZB MED betriebenen und verwalteten Helpdesk-System gespeichert. Die Datenverarbeitung erfolgt durch ZB MED.
Die folgende E-Mail-Adresse wird ebenfalls an den Helpdesk weitergeleitet:
In dem Kontaktformular werden von Ihnen folgende Informationen abgefragt: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht an uns. Außerdem werden Uhrzeit und Datum Ihrer Nachricht gespeichert. Ihre Nachricht kann auch alle anderen persönlichen Daten enthalten, die Sie angeben möchten.
Sie werden gebeten, zu bestätigen, dass Sie diese Datenschutzrichtlinie gelesen und verstanden haben, bevor Sie uns über das Formular kontaktieren.
NFDI4Health-Helpdesk-System
Wir nutzen die open-source Helpdesk Software Zammad der Zammad GmbH, Marienstraße 11 in 10117 Berlin. Durch den Einsatz eines Helpdesk-Systems stellen wir sicher, dass wir Anfragen und Wünsche effektiv und zeitgerecht beantworten können.
Wir nutzen die Daten ausschließlich zur technischen Abwicklung der Anfragen und Wünsche und geben sie nicht an Dritte weiter. Im Rahmen der Bearbeitung von Anfragen und Anliegen kann es erforderlich sein, dass wir weitere Daten von Ihnen erfragen.
Bei der Übermittlung über das Kontaktformular erstellt das Helpdesk-System unter Verwendung des angegebenen Vornamens, Nachnamens und der E-Mail-Adresse, sofern diese noch nicht vorhanden ist, ein Ticket zu Ihrer Anfrage bzw. Ihrem Anliegen und ein Benutzerprofil. Alle Nachrichten, die Sie uns senden, werden automatisch Ihrem Benutzerprofil zugeordnet.
2. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die an das Helpdesk-System übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. (1) lit. f) DSGVO. ZB MED hat ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung dieser Daten, um die Funktionsfähigkeit und Sicherheit unserer Dateninfrastruktur für die Nutzer:innen bei Problemen, Störungen und Ausfällen sicherzustellen. Die Verarbeitung liegt auch im Interesse unserer Nutzer:innen, da es sie bei technischen Fragen und Problemen unterstützt.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Die personenbezogenen Daten, die Sie uns über ein Kontaktformular übermitteln, werden zur Erstellung eines Helpdesk-Tickets verwendet, über das wir mit Ihnen kommunizieren und Sie unterstützen können. Die sonstigen im Rahmen der Übermittlung des Kontaktformulars verarbeiteten Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unseres Helpdesk-Systems sicherzustellen.
4. Dauer der Speicherung
Obwohl wir bestrebt sind, Ihre Probleme schnell zu lösen, werden die von Ihnen bereitgestellten Tickets und die darin enthaltenen Informationen für einen längeren Zeitraum gespeichert, für den Fall, dass Sie Anschlussfragen haben.
Tickets, die gemäß Art. 6 Abs. (1) lit. f) bearbeitet werden, werden spätestens 5 Jahre nach der Lösung des Problems, auf das sie sich beziehen, gelöscht. Dadurch werden nur die Informationen in diesem bestimmten Ticket gelöscht. Wenn Sie also mehrere Tickets geöffnet haben, speichern wir möglicherweise weiterhin personenbezogene Daten über Sie.
5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeiten
Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht, die Löschung der von uns über Sie gespeicherten Daten zu verlangen. Sie können auch der Verarbeitung Ihrer Daten durch uns widersprechen. Weitere Informationen finden Sie auf unserer allgemeinen Datenschutzerklärung (https://www.zbmed.de/datenschutzerklaerung) im Abschnitt „Rechte betroffener Person“.